Способы улучшения закупочных процессов на примере практик крупнейших заказчиков

Способы улучшения закупочных процессов на примере практик крупнейших заказчиков

Консолидация закупочной работы

Очевидным, но оттого не менее важным шагом на пути повышения эффективности закупок является консолидация закупочных процедур. Речь идёт о том, чтобы вместо проведения нескольких закупок однородной продукции закупать весь объём в рамках одной процедуры, что существенно сокращает издержки заказчика на проведение закупки, а при определённых условиях позволят ещё и рассчитывать на скидку от объёма.

Частным случаем консолидации является централизация, когда закупки не только укрупняются, но и поручаются специализированному подразделению. Последний фактор позволяет повысить профессионализм принятия решения в области закупок без избыточных издержек заказчика на повышение квалификации широкого круга специалистов, вовлечённых в закупочную работу.

Немалых успехов в развитии закупочной системы в целом и в решении этого вопроса в частности за минувшее десятилетие удалось добиться АО «РЖД». Объем закупок этой компании ежегодно исчисляется миллиардами рублей, поэтому эффективное управление закупками приобретает особое значение уже в силу одного только масштаба работы.

Главная задача, которую решило АО «РЖД», заключается в объединении закупок всех дочерних обществ и филиалов в рамках единого централизованного органа. Централизация позволила исключить дублирование функций, сократить штат сотрудников, занятых в закупочном процессе, и централизовать принятие стратегических решений. Сегодня подавляющее большинство закупок компании осуществляется централизованно, что позволило сэкономить уже значительные средства на самых разных «узлах» вплоть до транспортировки грузов и обслуживания инфраструктуры.

Одной из распространенных проблем закупочных процессов является сложность подготовки и согласования документов. Создание единых стандартов оформления документации упрощает работу как заказчикам, так и поставщикам, позволяя избежать недопонимания и задержек.

И в практике АО «РЖД», и в практике других крупнейших заказчиков – в т.ч. атомной отрасли и сырьевых отраслей – мы можем увидеть то, как компания постепенно разработала единую библиотеку документации для проведения закупок, включающую четкую структуру подачи заявок, требования к участникам и критерии оценки предложений. Такой подход снижает административные барьеры и ускоряет процедуру заключения контрактов.

Подобную библиотеку невозможно сформировать единовременно, например заказав её разработку на аутсорс. Она формируется лишь на основании обобщения и анализа собственных закупочных практик, оценки недочётов уже состоявшихся закупок и мультипликации тех моделей, которые показали себя эффективными.

Такая аналитическая работа невозможна без повышения значения профессиональных знаний о закупках среди лиц, осуществляющих в т.ч. консолидацию закупок и стандартизацию закупочной информации. Профессиональные компетенции персонала, занятого организацией закупочных мероприятий, оказывают значительное влияние на эффективность всего процесса. Постоянное обучение и повышение квалификации сотрудников помогает, кроме того, своевременно реагировать на изменения в законодательстве, а также внедрять новые инструменты и методики в управление закупками.

Пример постоянного повышения профессиональных знаний в области закупок могут показать, в частности, сотрудники корпорации Ростех, Банка России или Росатом. Все они регулярно проходят курсы повышения квалификации, направленные на изучение новых методов организации закупок, особенностей электронного документооборота и анализа рыночных тенденций в области управления закупками – причём не только российского, но и международного опыта. Это обеспечивает высокий уровень экспертизы внутри компании и способствует улучшению результатов закупочной деятельности.

Разъяснение эксперта: Дмитрий Казанцев. к.ю.н., член Совета ТПП РФ