Способы улучшения закупочных процессов на примере практик крупнейших заказчиков
Способы улучшения закупочных процессов на примере практик крупнейших заказчиков
Аналитика и контроль закупок
Аналитика уже состоявшихся закупок является основой для эффективного прогнозирования закупок будущих периодов, и крупнейшие заказчики уже оценили важность этого аналитического инструмента. Ведь завершённые закупки – это не архив, а бесценная база данных для прогнозирования.
Например, подход, применяемый «Северсталью», предполагает постоянное обновление баз данных поставщиков и ведение истории закупок. Это позволяет объективно оценивать предложения конкурентов, определять долгосрочную стратегию развития партнерских отношений и создавать резервные планы на случай перебоев поставок.
Благодаря применению специализированных аналитических платформ компания смогла выявить скрытые возможности экономии и добиться значительного сокращения стоимости закупок энергоносителей, запчастей и ремонтных услуг.
Аналитическая работа важна не только по уже состоявшимся поставками, но и по тем завершённым закупками, по которым взаимодействие с поставщиком продолжается. Например, развитая система аналитики и автоматического контроля объёмов и сроков поставки внедрена в атомной отрасли. Схожим образом и закупочная система Банка России включает в себя функцию, обеспечивающую регулярный контроль исполнения поставщиком принятых обязательств. Если поставщик нарушает условия соглашения, последуют санкции вплоть до расторжения договора и внесения в черный список недобросовестных исполнителей.
Например, возникла ситуация, в которой поставщик банковской техники задержал поставку оборудования. После проверки выяснилось, что причиной стало нарушение сроков изготовления деталей заводом-изготовителем. Поставщику было предъявлено официальное предупреждение, а руководству завода рекомендовано предпринять срочные меры по исправлению ситуации.
Управление рисками в целом является необходимым элементом успешного закупочного процесса. Наличие механизмов мониторинга и контрольных процедур позволяет выявлять возможные нарушения условий договора, контролировать исполнение обязательств и предотвращать негативные последствия невыполнения договоренностей.
Компании типа Сбербанка применяют комплекс мер по оценке рисков, включая предварительный аудит потенциальных контрагентов, мониторинг соблюдения сроков поставки и качества поставляемых товаров и услуг. Такая система позволяет заранее выявить потенциальные проблемы и принять меры по их устранению.
В целом сочетание перспективного и ретроспективного контроля позволяет избежать излишних процедурных барьеров, осложняющих работу и поставщику, и самому заказчику. При этом такое сочетание позволяет оперативно выявлять нарушения и не только пресекать их, но и принимать меры к минимизации их возникновения в закупках будущего периода.
Разъяснение эксперта: Дмитрий Казанцев. к.ю.н., член Совета ТПП РФ